Office Manager

Job Title

Job Description Summary

Job Description

Wat ga je doen als Office Manager?

In deze zelfstandige rol ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning aan de gehele organisatie op operationeel, organisatorisch en facilitair gebied. Je stroomlijnt de verschillende bedrijfsprocessen en dagelijkse gang van zaken en bent daarmee een belangrijke en verbindende schakel, zowel voor interne als externe relaties. Je verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• De dagelijkse en algemene operatie, inrichting en uitstraling van de kantoorruimte (meubilair, apparatuur e. d. ); en de COO adviseren over mogelijke knelpunten en evt. te nemen acties;

• Fungeren als contactpersoon voor facilitaire diensten, gebouwmanagement en het managen en administreren van de parkeerfaciliteiten;

• Verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing en planning van de receptie (hostessen);

• Waarborgen van de veiligheid van het kantoor en haar medewerkers BHV;

• Begeleiden van eventuele (interne) verhuizingen en/of verbouwingen;

• Coordineren van adequate ondersteuning bij incidentele, grotere interne bijeenkomsten;

• Eindverantwoordelijk voor een adequaat en kostenefficient voorraadbeheer; Verantwoordelijk voor een goede werking van het communicatienetwerk; fungeert als eerste aanspreekpunt bij klachten/storingen en zorggt voor een adequate oplossing/opvolging;

• Fungeren als contactpersoon voor leveranciers, (her)onderhandelen van contracten en onderhouden van externe datasystemen;

• Verzorgen van enkele operationele en administratieve taken rondom in- en uitdiensttreding;

• Organiseren van afscheidsfeestjes, borrels en jubilea en het verzorgen van attenties voor collega’s en externe relaties.

Je profiel

Je bent een energieke en sterke persoonlijkheid; een teamplayer die gewend is zelfstandig te functioneren. Jouw belangrijkste prioriteit is het volledig ontzorgen van de organisatie. Je bewaart het overzicht en bent in staat snel te schakelen. Je communiceert helder en weet op een aangename en doortastende manier zaken gedaan te krijgen. Vanzelfsprekend ben je organisatiesensitief, accuraat, discreet en loyaal en voel je je verantwoordelijk voor de organisatie in het algemeen en jouw taken in het bijzonder. Je hebt overtuigingskracht, bent flexibel en representatief en beschikt over uitstekende organisatorische, sociale en communicatieve vaardigheden. Om deze uitdaging met ons aan te gaan heb je verder nodig:

• HBO diploma richting facility management;

• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie;

• Ervaring binnen de zakelijke dienstverlening, bij voorkeur in een internationale setting;

• Uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal;

• Uitstekende beheersing van het gehele MS Office pakket;

• Je bent minimaal 32 uur per week beschikbaar (bij voorkeur fulltime) en daarnaast woonachtig in de directe omgeving van Utrecht.

Wij bieden

• Een uitdagende en afwisselende baan bij de toonaangevende adviesorganisatie in commercieel vastgoed;

• Een mooie, moderne en goed bereikbare werkplek in gebouw Helix te Utrecht;

• Een uitstekend arbeidsvoorwaardenpakket en mogelijkheid tot het volgen van opleidingen.

Interesse?

Heb jij het enthousiasme en de kwaliteiten om deze rol te vervullen? We zijn benieuwd naar jou! Reageer via de ‘Apply’ button. Uiteraard kun je rekenen op een snelle en vertrouwelijke behandeling van je sollicitatie.

Onze organisatie

Cushman & Wakefield is het grootste niet-beursgenoteerde vastgoed services bedrijf ter wereld en behoort tot de top 3 van vastgoedadviseurs wereldwijd. Cushman & Wakefield is opgericht in 1917 en heeft meer dan 200 kantoren in 60 landen met meer dan 43.000 professionals. In Nederland heeft Cushman & Wakefield meerdere vestigingen, waaronder in Amsterdam, Rotterdam, Utrecht en Eindhoven, waar in totaal circa 550 personen werkzaam zijn. Wij assisteren onze clienten in iedere fase van het vastgoedproces en adviseren hen bij het kopen, verkopen, financieren, huren, verhuren, beheren en taxeren van vastgoed. Daarnaast bieden we strategisch advies, research, portefeuille-analyse, locatie-advies en vele andere diensten. Onze clienten zijn ontwikkelaars, beleggers, eigenaren, financiele instellingen, retailers en huurders van vastgoed.