Office Coordinator

Job Title

Office Coordinator

Job Description Summary

Energetic and efficient front desk and office support person to work in operations for a commercial real estate services company within the Montreal Area. The candidate will work closely with the Operations Manager, Managing Principal and fee-earners (brokers) within the market to provide support and implement strategic initiatives. Opportunity to work in both the downtown and Saint-Laurent locations.
Personne energique et efficace a la reception et au bureau pour travailler aux operations d’une entreprise de services immobiliers commerciaux dans la region de Montreal. Le candidat travaillera en etroite collaboration avec la directrice des operations, le directeur general et les courtiers au sein du marche afin de fournir un soutien et de mettre en oeuvre des initiatives strategiques. Possibilite de travailler a la fois au centre-ville et a Saint-Laurent.

Job Description

Principales responsabilites

Operations du Bureau

• Assurer des taches de soutien administratif pour le directeur general et / ou responsables de service
  • Entrer les notes de frais
  • Completer la routine / correspondance, saisir des donnees, imprimer des lettres, imprimer des etiquettes, creer des lettres types, formater des documents et saisir des donnees, traduire de courts documents
• Soutenir les operations de la salle du courrier (c.-a-d. tri du courrier, machine a affranchir, telecopieurs et photocopieurs)
• Aider a la planification et a la coordination des preparatifs de voyage de base
• Organiser et assister aux reunions et evenements internes au besoin
• Coordonner la restauration, l’espace de la salle de conference, les invitations et autres activites de planification d’evenements au besoin
• S’assurer que les politiques de l’entreprise sont suivies

Accueillir / diriger les visiteurs

• Gerer la reception en fournissant un acces au batiment (si necessaire) et en avisant les employes que le client, le fournisseur ou le candidat a l’emploi est arrive
• Communiquer avec le personnel des operations, les courtiers et le directeur general concernant leur disponibilite
• Fournir une carte de stationnement / validation au besoin

Gestion / Administration des fournisseurs

• Gerer les achats et l’entretien des fournitures de bureau et de l’equipement de bureau (c.-a-d. mobilier, equipement informatique, telephones, services de collations, etc.) en passant commande via Workday, les achats ou un fournisseur externe
• Entrer tous les nouveaux fournisseurs locaux dans Workday et nettoyer les donnees, si necessaire

Gestion des appels

• Repondre et filtrer tous les appels entrants et transmettre les messages pour deux bureaux.
• Communiquer des informations generales sur l’entreprise
• Communiquer avec le personnel des operations, les salaries et le directeur general
• Traiter les appels avec discretion a la demande du personnel des operations, des salaries et du directeur general

Autres taches administratives

• Travailler avec le directeur des operations sur les questions de continuite des affaires
• Aide a l’integration des nouveaux employes
• Cartes d’affaires
• Preparation documents (revision, impressions, reliure)
• Autres taches assignees

Relations

Le poste reportera a la Directrice des operations

Aptitudes :

• Gestion des couts par rapport au budget, en gardant les ecarts au minimum
• Attitude positive
• Professionnalisme
• Efficacite et fiabilite
• Organisation
• Service client et competences relationnelles
• Rapidite et reactivite aux demandes et resolution des conflits

Experience

L’experience requise devrait inclure:

• Diplome collegial de preference
• Un minimum de 2 a 4 ans d’experience en matiere de soutien administratif
• Experience a la reception est un atout

Competences

• Bilingue francais/anglais, competence de base en traduction anglais-francais est un atout
• Tres bonne communication orale et ecrite dans les deux langues
• Capacite a suivre les instructions et les procedures
• Capacite a traiter et a communiquer efficacement avec tous les niveaux de personnel et de direction
• Solides competences de la suite Microsoft Office, la connaissance de Workday est un atout
• Connaissance des taches administratives du bureau
• Bon jugement, tact et discretion

Key responsibilities

Office Operations

• Provide administrative support duties for Market Leader, and/or other department leaders
  • Enter expense reports
  • Complete routine/correspondence, enter data, print letters, print labels, create form letters, format documents, and input data
• Support mail room operations (i.e., mail sorting, postage machine, fax and copy machines)
• Assist in planning and coordination of basic travel arrangements
• Organize and assist internal meetings and events as required
• Coordinate catering, conference room space, invitations, and other event planning activities as needed
• Ensure company policies are followed

Greet / Direct All Visitors

• Manage front desk by providing building access (when required) and notifying the employees that client, vendor or job candidate has arrived
• Communicate with operations staff, brokers, and Market Leader regarding their availability
• Provide parking pass/validation per request

Vendor Management / Administration

• Manage purchasing and maintenance of office supplies and office equipment (i.e., furniture, IT equipment, telephones, snack services, plants, etc.) by ordering through Workday, procurement, or outside vendor
• Enter all new local vendors into Workday and cleanse data, if required

Manage Phones

• Answer and screen all incoming calls and relay messages for 2 offices
• Communicate general company information
• Communicate with operations staff, fee-earners, and Market Leader
• Handle calls with discretion per the request of the operations staff, fee-earners, and Managing Principal

Other Administrative Duties

• Work with Operations Manager on business continuity issues
• Assistance with onboarding new employees
• Order business cards
• Document preparation (review, print, bind)
• Other duties as assigned

Reporting relationship

Role will report to the following:

• Operations Manager

Metrics

Role will be evaluated on the following:

• Management of costs to budget, keeping variances to a minimum
• Positive attitude
• Professionalism
• Efficiency and dependability
• Organization
• Customer service and people skills
• Timeliness and responsiveness to requests and conflict resolution

BACKGROUND AND EXPERIENCE

Demonstrated experience should include:

• College degree preferred
• Bilingual French/English, basic English-French translation skills an asset
• Very good written and oral communication skills in both languages
• A minimum of 2-4 years of administrative support experience
• Front desk experience a plus

Competencies

• Ability to follow instructions and procedures
• Ability to deal and communicate effectively with all levels of staff and management
• Strong written and oral skills
• Strong Microsoft Office Suite skills, Workday knowledge an asset
• Knowledge of office administrative duties
• Good judgment, tact and discretion

Cushman & Wakefield is committed to equity in employment and our goal is to have a diverse, inclusive, and barrier-free workplace. If you are a person with a disability and need the job posting in an alternative format or any other accessible accommodations during the hiring process, please email your request to HRServices@cushwake.com. Please refer to the job title and job location when you contact us.

Cushman & Wakefield is committed to equity in employment and our goal is to have a diverse, inclusive, and barrier-free workplace. If you are a person with a disability and need the job posting in an alternative format or any other accessible accommodations during the hiring process, please email your request to canadarecruitment@cushwake.com. Please refer to the job title and job location when you contact us.Cushman & Wakefield s’engage a respecter l’equite en matiere d’emploi. Notre objectif est d’offrir un milieu de travail diversifie, inclusif et exempt d’obstacles. Si vous etes une personne handicapee et que vous avez besoin de recevoir l’offre d’emploi dans un autre format ou d’acceder a toute autre mesure d’adaptation au cours du processus d’embauche, veuillez soumettre votre demande par courriel a canadarecruitment@cushwake.com. Veuillez mentionner le titre de poste et le lieu de travail au moment de communiquer avec nous.